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新型コロナウイルス感染拡大防止について町会・自治会の皆様へのお願い

町会・自治会で行う行事や会議等について

多人数が集まる会合・行事への参加について、感染リスクを心配する声が寄せられています。
参加を希望されない方への配慮や、極力最小限の人数で開催するなど、下記を参考に、感染拡大防止に配慮した取り組みをお願いいたします。

基本的な基準

町会・自治会各種補助金について

例年4~6月に受付しております自治振興課の各種補助金申請につきましては、原則郵送申請のみの受付とし申請期間を令和3年1月29日(金曜日)までとしています。申請がお済みでない場合は、お早めにご申請ください。

 市から町会・自治会への回覧・配布文書の送付について

市役所各部署から町会・自治会宛に送付を予定しておりました全戸配布・回覧の文書については、感染拡大防止のため一部発送を取りやめまたは延期しているものがございますので、ご承知おきください。なお、送付する際には市として必要性を考慮した上で回覧等の依頼をさせていただきます。
回覧・配布物全般については、下記のとおりご配慮いただきますようお願いいたします。

回覧・配布をする際にご配慮いただきたいこと

1.回覧板については、直接の手渡しを避ける。(ポストに投函する・掲示板で周知するなど)

2.回覧板を直接受け渡しした際は、手洗い・手指消毒をする。

3.文書の仕分け等で複数人が集まる場合は、三密(密閉・密集・密接)を避け、人員の削減、マスクの着用、定期的な換気などの対策を図る。
【3.の具体例】
(1)換気をする
(窓がある場合)
・風の流れができるよう2方向の窓を、1回・数分間程度全開にする。
・換気は1時間に2回以上行う。
(窓が1つしかない場合)
・入口のドアを開ける。
・換気扇、扇風機を活用する。
(2)人と人との距離をとる
・互いに手を伸ばして届かない十分な距離(1.5m)をとる。
(3)密接した会話や発声を避ける
・十分な距離を保ち、マスクを着用する。
(4)消毒を徹底する
・入口での手指消毒
・触れたものの消毒(マスク着用・換気のうえ行う)

町会・自治会定期総会の開催方法について

総会を延期する他、役員や会員が一堂に集まることなく、総会等を書面開催により決議する方法もありますのでご検討ください。
総会等を書面開催する場合の文書等を下記に添付しますので、各町会・自治会の状況に合わせてご活用ください。

【書面により決議する方法】

書面で会員のみなさまに賛否を表明していただきこの意思表示の数によって決議を行い総会の代替とする方法です。進め方は以下の通りです。

(1)書面表決による総会開催のお知らせ、議案書、表決権行使書を会員に配布する
(2)ウイルス感染予防の趣旨を理解していただき会員の方から表決権行使書を提出してもらう
(3)表決権行使書を集計する
(賛成・反対のどちらが多いかだけでなく、提出数が定足数に達しているかも確認しましょう)
(4)回覧などにより表決結果を会員の方にお知らせする

【作成例】書面表決(通知文)(ワード形式 21キロバイト)
【作成例】書面表決(書式)(ワード形式 48キロバイト)
【作成例】書面表決(結果報告)(ワード形式 19キロバイト)
【作成例】書面表決(議事録)(ワード形式 29キロバイト)

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