「仕事でミスをしたらどうしよう」「上司の指示を聞き漏らしそうで不安」そんなお気持ちを持つ方に向けて、1月22日に「仕事がデキる人のメモ術」というプログラムを実施しました。今回は、指示を正確に受け止め、安心して仕事を進めるためのメモの取り方を、体験しながら学んでいただきました。

3つのシチュエーションで、実践的なメモの取り方を練習しました

プログラムでは、実際の職場をイメージしながら、次の3つの場面を想定してメモの練習を行いました。

• 上司から指示を受けるとき
• 仕事の手順を教えてもらうとき
• 会議や電話で連絡事項を共有するとき

特に「上司からの指示」の場面では、まずは5W1Hを意識してメモを取り、そのあとで「どこがあいまいなままになっているか」を確認する練習をしました。

一度メモを取り終えてから見直してみると、「期限が書いていかった」「どこまでやればよいか、範囲がはっきりしていない」など、指示をそのまま書き写しただけでは足りない部分に、多くの方が気づいていました。

「不明点をなくすこと自体が、仕事の大事な一部です」

今回のプログラムで大切にしたのは、メモを「言われたことを書きとるためのもの」だけで終わらせないという考え方です。

メモを取るのは、仕事を間違いなく進めるためだけでなく、「自分にはまだどんな情報が足りないのか」をはっきりさせて、その場で確認していくための時間でもあります。言われたことをただ受け取るだけでなく、足りない部分に気づいたときには自分から「ここを教えてください」と確認していくメモの取り方が、仕事を進める力につながっていきます。

指示を全部聞いたつもりでも、「ここははっきりしていないかも」と気づいたら、そこで一度立ち止まり、「いつまでに」「どこまで」「どの順番で」などを確認していく。その一つ一つの行動が、ミスを防ぎ、安心して仕事を進めるための大切なステップであることを、参加者のみなさんと共有しました。

参加者のみなさんの声から見えた“気づき”

参加後の振り返りでは、次のような感想が寄せられました。

• メモを取る方法を具体的に知ることができ、今後の仕事の場面で役立てたい
• これまでは「言われたことだけ」をメモしていたが、必要な項目も自分から確認していきたいと思った
• 仕事のとき、あまりメモを取ってこなかったので、これからは意識して改善していきたい
• 実際の場面を想定した内容で、実践的なプログラムだと感じた

「メモ＝とにかくたくさん書くこと」ではなく、「仕事を最後までやりきるために、足りない情報を見つけて確認するための道具」という捉え方に、少しずつ意識が変わっていった様子がうかがえました。

仕事や指示に不安を感じている方へ

「仕事でミスをしたくない」「上司に聞き返すのがこわい」「指示をうまくメモできる自信がない」そんな不安をお持ちの方も、ふなばし地域若者サポートステーションでは、今回のような実践的なプログラムを通して、一緒に練習していくことができます。

見学やご相談だけのご利用も可能です。「自分にもできるかな」「ついていけるか心配」と感じている方も、気になったタイミングでお気軽にスタッフまでお声がけください。

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